Digitalización notarial
El pasado octubre de 2020, inició el “Proyecto de Digitalización Notarial” liderado por la Superintendencia de Notariado y Registro del país, dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto Ley 2106 de 2019.
Este Proyecto, permite prescindir de la presencialidad, para la celebración de actos que requieren al notario como fedatario, pues bien, podrán autenticarse algunos actos jurídicos electrónicamente previa inscripción de la firma de los usuarios en el registro electrónico.
¿Qué es y cómo se hace la autenticación?
La autenticación permite la identificación y reconocimiento de la persona que intervendrá en el acto notarial, para ello se debe disponer de la firma electrónica y digital. Opera así:
1. ¿Qué es el registro y/o enrolamiento?
El usuario asiste a una notaría y solicita que de ahora en adelante pueda solicitar cualquier trámite virtual. El notario registra sus datos [1], con toda la seguridad de la información, y crea un usuario. Se podrá surtir una verificación a través del número celular o correo del usuario, por lo que es importante contar con este equipo a la hora del registro para el éxito del enrolamiento.
Dado que, los trámites notariales requieren la firma de documentos o mensajes de datos, la notaría exigirá el uso de firmas electrónicas la cual se registrará en el sistema previo registro y/o enrolamiento del usuario ante el despacho notarial elegido.
A partir del registro de la firma y datos, la persona podrá solicitar trámites notariales digitales, por el término de un año, pasado este tiempo deberá renovar la autorización del registro de la firma hecha ante el notario.
[1] tipo de documento, número de documento, nombres, primer apellido, segundo apellido, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, correo electrónico, teléfono fijo o móvil, departamento y municipio de domicilio, y dirección del domicilio.
2. Autenticación del usuario en el sistema
La autenticación en el sistema se debe realizar por los mecanismos emitidos en el registro: (i) contraseña segura para los usuarios en general y (ii) firmas electrónicas a usuarios del servicio público notarial, que deban firmar documentos o mensajes de datos. Así, el notario puede verificar los datos de la persona que adelanta el acto notarial a través de medios digitales.
La seguridad jurídica de estos trámites se garantiza a través de la firma electrónica, la cual brinda seguridad y confianza, valida la identidad de quien suscribe y otorga validez al documento como si se tratara de la firma manuscrita. Cabe resaltar que el enrolamiento es gratuito, el pago de las autenticaciones se hace desde la plataforma y el documento quedará autenticada en un plazo máximo de 24 horas (no se realiza en tiempo real).
¿La geolocalización limita los trámites al círculo notarial?
Sí. Si el registro y/o enrolamiento se hace en una notaría del circulo de Medellín, luego, la autenticación de documentos en el sistema exigirá que el dispositivo desde el que se solicita se encuentre en dicha ubicación geográfica. No obstante, los trámites que no requieren de firma electrónica pueden solicitarse desde cualquier ubicación geográfica.
Quedaremos a su disposición en caso de que surja alguna inquietud.
Cordialmente,
CONTEXTO LEGAL ABOGADOS
